1.当一方当事人将文书作为证据来证明文书本身时,或者将其内容作为案件的直接证据使用时,才适用该规则。例如,案件的证明对象是双方是否存在租赁关系或是否具有买卖合同关系时,当事人必须提交租赁合同或买卖合同原件作为最佳证据。如试图证明被告是否持有枪支时,可以传唤相关的证人等,而不必要求出示枪支本身。正因如此,如果证明对象不是文书的内容而是因为与文书有其他牵连或目的而涉及到文书,则不必适用最佳证据规则,例如,一方当事人试图证明因双方曾存过借款合同关系,并且已经履行完毕,另一方的口头证言即可来证明双方存在合同关系,而不必适用最佳证据规则要求当事人提供文书原件。
2.载体形式上不限于纸张。如石头、木板、录音、录像、照片等均可以成为最佳证据的载体形式。“美国法学会法典第一条规定文书之定义:-手写、打字、印刷、影印、照像,及每一种其他记录之方法,如记录于任何可触知之事物,任何通信或表示之方式,包括信函、文字、图书、声音或符号或其结合物”。联邦证据规则第1001条第（l）项规定,书面文件包括以手写、打印、印刷、影印等手段固定下来的字母、文字、数字或者其他具有相似功能的符号等。
3.是否适用最佳证据规则,法官具有自由裁量权。并不是所有的文书证据形式都必然要适用最佳证据规则,而且,即使是需要适用原始证据的场合下,基于证明力原理,法官也没有必要非得要求主张者提供原始证据。例如当书面文件是所谓的有题字的动产时,如商品的标签等,法官可以行使自由裁量权决定是否要求当事人出示原件。法庭一般要考虑的因素有:对关于题字的准确信息要求,出示题字动产的难易程度;以及题字本身的难易等等。即当法官认为复制件可以反映案件事实的真相,或者证明对象并非是文书内容等情形时,法官可以依据自由裁量来选择是否需要适用最佳证据规则。
