[拼音]:dang’an baoguan qixianbiao
[外文]:records retention schedule
以表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的指导性文件。有的国家也称作档案文件处置期限表,或文件一览表。它是鉴定档案价值,确定保管期限的依据和标准(见档案价值鉴定)。通常有 5种类型:
(1)标准档案保管期限表,或称通用档案保管期限表,有的国家也称标准文件一览表,由国家档案事业管理机关编制,供全国各机关、团体、企事业单位使用。
(2)专门档案保管期限表。由国家档案事业管理机关会同有关主管部门编制,供各机关、团体、企事业单位鉴定专门档案价值时使用。如会计档案保管期限表等。
(3)同系统机关档案保管期限表。由主管领导机关编制,供同一系统内各机关、单位使用,如外贸部系统档案保管期限表等。
(4)同类型机关档案保管期限表。由档案事业管理机关或主管领导机关编制,供同一类型各单位使用,如××市学校档案保管期限表等。
(5)机关档案保管期限表。由各机关根据其档案的具体情况编制,专供本机关使用。档案保管期限表的结构,一般由顺序号、条款、保管期限、附注、说明等组成,其中条款和保管期限是主要项目。条款是一组相同类型档案文件的标题,要求反映出一组档案文件的来源、内容和形式。保管期限根据被鉴定档案的价值确定,一般分为永久和定期两种,定期又分为长期和短期两种。定期中有的国家划分为1年、5年、25年、40年、 75年等等。中国基本上分为永久、长期和短期(15年以下)3种保管期限,定期中有时酌情再分若干具体年限。