(一)仲裁机构为仲裁庭提供服务、管理程序和实施监督
仲裁机构是开展仲裁业务工作的常设机构,本身不具有审理仲裁案件的权力,其职能是保障仲裁规则所规定的组织、管理和监督仲裁程序工作的实施,对于提交仲裁的具体案件实施行政管理,并给予仲裁当事人和仲裁庭适当的协助,而具体审理案件则是由仲裁员组成的仲裁庭负责。虽然机构仲裁需要当事人向仲裁机构支付费用,但该仲裁机构提供的管理和服务能够保障仲裁程序的顺利推进,确保仲裁庭主持的仲裁活动不问断地正常进行直至做出最终裁决,使争议得到及时、妥善地解决,而且在此过程中一般无需某一法院的介入。如《国际商会仲裁规则》就国际商会仲裁院的职能明确规定:“仲裁院本身并不解决争议。它具有保证适用本规则的职能。它起草自己的《内部规则》。”《法国民事诉讼法》第1451条规定:“仲裁员之任务只能交由自然人担任,该自然人应能完全行使其民事权利。如果仲裁协议指定一法人,该法人仅享有组织仲裁之权力。”
(1)仲裁机构有责任为仲裁庭的仲裁活动提供管理。仲裁机构负责受理案件、并决定仲裁程序开始,在诸如仲裁庭的组成等事项上当事人产生争议时,需要就此类问题提交到仲裁机构这样的独立指定机构去指定仲裁员或者确定仲裁庭的组成。在仲裁中,仲裁机构对仲裁程序实施全程管理、确定仲裁费用和仲裁员报酬以及管理档案等活动均属管理性质的行为。
(2)秘书处为仲裁机构办理的所有案件提供密切的跟踪服务和信息帮助,每一个案件则指派秘书具体为仲裁庭及时公正作出裁决提供辅助服务。服务内容主要包括:承办秘书代表仲裁庭对该案文书的送达;为仲裁庭协调安排开庭时间和地点;制作开庭、合议、现场勘查的笔录;仲裁文书的校对、打印、制作等。同时,承办秘书是仲裁庭与当事人联系的纽带和桥梁。
(3)仲裁机构对仲裁活动全程实施必要的监督,保证仲裁程序的合法性。例如,在我国,仲裁委员会可以主动决定仲裁员回避、核阅仲裁裁决书草案等。
值得一提是,在仲裁庭需要替换仲裁员时,仲裁机构发挥着重要的监督、管理和保障服务作用。在我国,仲裁庭在办理案件过程中,如果仲裁员在法律上或事实上不能履行其职责,或者没有按照规则的要求或在规则规定的期限内没有履行应尽职责时,仲裁委员会主任可以依职权自行决定将其更换;如果仲裁员因死亡、除名、回避或者由于自动退出等其他原因不能履行职责时,应按照原选定或者指定该仲裁员的程序,在仲裁委员会规定的期限内选定或者指定替代的仲裁员。是否替换仲裁员,由仲裁委员会主任作出终局决定并可以不说明理由。
(二)仲裁庭独立于仲裁机构
仲裁机构不能干预仲裁庭的依法仲裁活动,并保证仲裁庭能够独立地行使权力,而仲裁裁决一经作出,仲裁庭的使命即完成。一般认为,仲裁活动由三个方面构成:一是仲裁的实体方面,包括对事实的认定、对法律的理解和作出仲裁裁决;二是有关仲裁的程序方面,包括事实的调查、辩论的进行、证据规则的适用等;三是对案件审理的安排,包括审理日期的订立、地点的安排等。仲裁庭在这三方面都享有独立,不受仲裁机构的干涉。
根据我国仲裁界的普遍做法,仲裁委员会承认具备条件成立的仲裁庭,就应当尊重该仲裁庭及仲裁员在其权限范围内行使决定、裁决和执行程序事项的权力。例如,一方当事人就仲裁协议的存在、效力以及仲裁案件的管辖权提出异议,仲裁委员会有权根据初步证据认定仲裁协议有效存在并作出继续进行仲裁程序的决定,但仲裁庭在审理过程中发现的与初步证据不一致的事实及/或证据的情况下,仲裁委员会应当尊重仲裁庭重新作出管辖权决定。