文书处理

[拼音]：wenshu chuli

[外文]：records management

又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。基本原则和要求是：及时、准确、保守秘密。

文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。其中主要程序有：

拟办

即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：

（1）在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；

（2）对内容复杂的文件予以摘要；

（3）查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；

（4）查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；

（5）对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；

（6）对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。

批办

是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法，并签署姓名和日期，以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文，要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文，要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文，要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。

催办

分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：

（1）建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；

（2）拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况，定期汇总，向领导人报告；

（3）一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。

核稿

是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：

（1）严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；

（2）严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；

（3）对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；

（4）对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；

（5）审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂，为人们易于理解与执行；